Wat samenwerking écht kan betekenen voor complexe projecten

In een wereld vol dikke rapporten, spreadsheets en ellenlange vergaderingen vergeten we soms hoe simpel vooruitgang kan zijn. Een mooi voorbeeld hiervan kwam voorbij in onze podcastaflevering met Alexander Pieters van ProRail, toen hij vertelde over de aanpak bij de vernieuwing van station Zwolle. 

Samen met de gemeente en NS zaten ze in zo’n typische "complexe-projectdynamiek": veel partijen, allemaal met verschillende belangen, tempo, budgetten en wensen. Iedereen wil iets anders, en voordat je het weet ben je maanden — zo niet jaren — verder zonder een duidelijke richting in je project.

Wat deden zij anders bij dit project? Ze gingen letterlijk rond de tafel zitten met één groot foambord. Ze brachten ieders belangen op tafel, van beeldkwaliteit tot duurzaamheid en commercie. En: ze tekenden met elkaar een streep om het gebied waar het allemaal om gaat. Handtekeningen erbij, klaar.

Het klinkt bijna kinderlijk, maar juist die tastbaarheid en openheid hielpen om een gezamenlijke ambitie en scope vast te stellen. Alexander noemde het achteraf hét moment dat écht het verschil maakte: “We hebben met elkaar letterlijk op een groot foambord een streep omheen gezet. Wat is nou het scoopgebied? Met elkaar de handtekeningen opgezet. Dat was… ook echt een startmoment.”

En ja, het voelde misschien wat ongemakkelijk in het begin. Maar juist omdat ze met elkaar durfden toe te geven dat “we het nog niet helemaal precies weten, maar we gaan het wel voor elkaar krijgen”, ontstond er vertrouwen en commitment.

In mijn promotieonderzoek en advieswerk kom ik regelmatig projecten tegen waarin alles verzandt in details, ingewikkelde contracten, of discussies over wie waarvoor betaalt. Het resultaat: stagnatie, meerkosten, escalaties en beschadigde relaties tussen contractpartners. 

De aanpak in Zwolle laat zien: soms is de belangrijkste stap in een project niet het tempo of het budget maar dat je elkaar aankijkt, samen letterlijk en figuurlijk het speelveld bepaalt en zegt: “Hier gaan we het samen voor doen.” Als je dat als team kunt omarmen gaat het gesprek niet meer over winst of nederlaag maar over partnerschap en het boeken van vooruitgang. 

Deze insteek werkt niet alleen bij de ontwikkeling van stationgebieden, maar in élk complex project. Dat foambord is misschien wel het beste voorbeeld van hoe eenvoud en menselijkheid de sleutel zijn tot echte samenwerking.

Misschien tijd om bij jouw volgende project niet te beginnen met Excel, maar met een groot vel papier, een paar stiften en alle neuzen dezelfde kant op.

Wil je meer weten? Beluister het volledige gesprek Alexander Pieters via je favoriete streamingsdienst. 

Instituut voor Samenwerking -De Podcast is te beschikbaar op je favoriete podcastplatform (o.a. Spotify, Apple Podcast, Podimo en Youtube). 

Welke tip van Alexander spreekt jou het meest aan? Deel je gedachten met ons via contact@ttnorth.nl