We plannen en formaliseren alles in projecten.
Behalve het herijken van wat we zeker denken te weten

Leren in projecten vindt zelden plaats op geplande momenten. Het gebeurt in de ogenblikken waarop iemand hardop durft te denken, een vraag stelt die niemand meer stelde — niet uit wantrouwen, maar omdat iets schuurt en aandacht vraagt.

Luisterend naar een gesprek met Peter Blok van de Universiteit Utrecht voor Instituut voor Samenwerking – De Podcast bleef zo’n moment bij me hangen. Hij vertelde over een laboratoriumproject dat tot in detail was afgestemd op één uitzonderlijk apparaat: een massaspectroscopie. Kolommen van het gebouw werden verplaatst, ruimtes vergroot, een hele universiteitsvleugel kreeg afwijkende maten. Alles zorgvuldig ontworpen, alles logisch te verklaren. Alles mooi afgevinkt en iedereen ging voortvarend aan het werk.

Tot vlak vóór oplevering iemand vroeg: “Rekening houdend met dat grote apparaat waarvoor we dit allemaal doen — klopt alles nog?”

Het antwoord was eenvoudig: “Dat apparaat hebben we niet meer.”

Een onthulling die zichtbaar maakte hoe snel werkelijkheid, plannen en aannames uit elkaar kunnen lopen. Het werd voor Peter een kantelpunt: “Dit nooit meer”, zegt hij resoluut. Vanaf dat moment werkt hij met de 90-10 regel: 90% standaard en alleen 10% écht maatwerk, en alleen waar het echt noodzakelijk is.

In complexe projecten is niets ooit definitief af. Ontwerpen verschuiven, behoeftes en belangen veranderen, budgetten en prioriteiten kantelen. Toch bewegen we vaak alsof de toekomst een vaststaand gegeven is. Procedures en spreadsheets geven schijnrust, maar ze merken niet wanneer richting verandert.
En precies dat is wat er in samenwerking op het spel staat: het gesprek dat richting geeft aan het project raakt naar de achtergrond zodra voortgang een doel op zichzelf wordt.

Wat Peter’s verhaal laat zien, is hoe waardevol het moment is waarop iemand een time-out inlast zodat het team zich opnieuw kan oriënteren. Samenwerking (intern en extern) op een project is geen machine die je na ontwerp aanzet en lineair volgt; het is een beweeglijk geheel van mensen, voorkeuren en veronderstellingen. Wie uitsluitend vertrouwt op wat vast is gelegd neemt het risico achter de werkelijkheid aan te lopen.

De ‘slimheid’ zit in het vermogen om als projectpartners de overgang te voelen: de rafelrand waar plannen en realiteit elkaar raken. In het korte time-out waarin iemand zich afvraagt:
Wat weten we nog? Wat weten we niet meer? Wat is er veranderd terwijl wij vooruitgingen?

Dat is geen verstoring van het proces, maar een essentieel onderdeel ervan. Het is het moment waarop een samenwerking opnieuw kan ademen. Het is ook het moment waarop volwassen projectmanagement zichtbaar wordt: niet in strakke voortgang, maar in het continue herijken van doelen, belangen en routes, het herwinnen van oriëntatie zodra de toekomst verschuift.

In projecten waarin wij meewerken zie ik dezelfde beweging. Adaptiviteit ontstaat niet omdat het geformaliseerd is, maar omdat mensen ruimte maken voor het gesprek over doelen en richting. Effectieve samenwerking bestaat dus niet alleen uit formele structureren, maar uit aandacht voor dialoog — daar waar de ‘bedoeling’ opnieuw gevormd wordt.

Misschien is dat wel de kern van goed projectwerk: niet vooruitgaan alsof de wereld stil blijft staan, maar voortbewegen in gesprek over wat er verandert.

Wil je meer weten? Beluister het volledige gesprek met ondergetekende en tussen mijn collega Harry H.B. Sterk Sterk en Peter Blok. 

Instituut voor Samenwerking — De Podcast is te beluisteren via je favoriete podcastplatform (o.a. Spotify, Apple Podcast, Podimo en Youtube). 

Of kijk via de link op de website. Welke tip van Peter Blok spreekt jou het meest aan? Laat het me weten via de comments of in een DM.